Urząd Miejski w Woźnikach Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie Nr KR.120.121.2013
Burmistrza Woźnik

z dnia 29 października 2013 r.

w sprawie powołania Komisji do dokonywania przeglądów materiałów zawierających informacje niejawne w zakresie przedłużania lub skracania okresów ochrony, obniżania i znoszenia klauzul tajności oraz stwierdzania przypadków niecelowości przechowywania niektórych dokumentów niejawnych i jawnych w Urzędzie Miejskim w Woźnikach. 

Na podstawie art. 6 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) oraz § 12 i 13 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. Nr 288, poz. 1692), zarządzam co następuje: 

§ 1 

Powołuję komisję do spraw przeglądów materiałów zawierających informacje niejawne w składzie: 

Andrzej Kopyciok - Przewodniczący 

Krystyna Barczyk - Członek 

Piotr Kalinowski - Członek 

§ 2 

Przegląd materiałów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą  „poufne” i „zastrzeżone” powinien uwzględniać: 

1. Przedłużenie okresu ochrony materiałów wykonanych w Urzędzie. 

2. Zmianę przyznanej klauzuli tajności w odniesieniu do materiałów wykonanych w Urzędzie. 

3. Znoszenie dokumentom i materiałom przyznanych  klauzul tajności. 

4. Stwierdzenie wobec których materiałów niejawnych oraz jawnych niecelowe jest dalsze ich przechowywanie w Urzędzie z podaniem wyczerpującego uzasadnienia. 

§ 3 

Wnioskującym o dokonywanie przeglądu materiałów niejawnych powinien być: 

1. Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych - z urzędu, jako odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych; 

2. Pracownik stanowiska ds. obronności, ochrony ppoż. i kultury – prowadzący ewidencję, a także przechowujący materiały wymagające ochrony; 

3. Pracownicy merytoryczni prowadzący w Urzędzie zakresy spraw, z którymi związane są materiały zawierające informacje wymagające określonej przepisami ochrony (np. prowadzący Archiwum Zakładowe). 

§ 4 

Komisja wymieniona w § 1 realizując zakres zadań określonych § 2 pkt 1 dokonywać będzie przeglądu materiałów wykonywanych w Urzędzie Miejskim w Woźnikach w odniesieniu do których: 

1) upływa określony w art. 6 ust. 3 ustawy okres ochrony informacji niejawnych, 

2) upływa okres ochrony ustalony przez osobę, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy, 

3) niezbędne jest przedłużenie okresu ich ochrony wobec konieczności dalszej ochrony informacji zawartych w tych dokumentach. 

§ 5 

1. Komisja wymieniona w § 1 realizując zakres zadań określonych w § 2 pkt 2 dokonywać będzie przeglądu materiałów wykonanych w Urzędzie w odniesieniu do których istnieje konieczność lub potrzeba dokonania zmiany wcześniej przyznanej klauzuli tajności wobec: 

1) ustalenia innej (zmienionej) klauzuli tajności określonej centralnie 
i obowiązującej wszystkie urzędy, a więc eliminującej dowolność (jak np. plany operacyjne ). 

2) zmiany na podstawie decyzji osoby wskazanej w art. 6 ust. 1, 2 i 3 ustawy zaklasyfikowania informacji niejawnej do odpowiedniej (zmienionej) klauzuli tajności. 

2.               Zmiana klauzuli tajności w równym stopniu może dotyczyć jej podwyższenia jak też i obniżenia z uwzględnieniem zasad wynikających z pkt 1. 

3. Wobec materiałów otrzymanych przez Urząd, w odniesieniu do których zmiany klauzuli dokonał wykonawca materiałów, nie obowiązuje dokonywanie przeglądu jak w pkt 1, a jedynie umieszczenie stosownych zapisów na materiałach zgodnie z otrzymaną w tym przedmiocie informacją wykonawcy materiałów (treść i sposób umieszczania zapisów określa § 12 i 13 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r.). 

§ 6 

Komisja wymieniona w § 1 realizując zakres zadań określonych w § 2 pkt 3 dokonywać będzie przeglądu materiałów zarówno wykonywanych w Urzędzie jak też i otrzymywanych w odniesieniu do których minął okres ochrony ustanowiony, a więc określony w oparciu o postanowienia zawarte w art. 6 ust. 1, 2 i 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych. 

§ 7 

Komisja wymieniona w § 1 realizując zakres zadań określonych w § 2 pkt 4 dokonywać będzie przeglądu materiałów zarówno wykonanych w Urzędzie jak też 
i otrzymanych w odniesieniu do których: 

1) niezasadne jest ich dalsze przechowywanie na skutek przeterminowania 
i utraty ważności, a także braku wiadomości od ich wytwórców o przedłużeniu okresu ich ochrony, 

2) nie dokonano w Urzędzie Miejskim w Woźnikach przeglądu w latach 1999-2013 zgodnie z wymogami obowiązujących w tamtym okresie przepisów prawnych, 

3) nastąpiła utrata ich wartości archiwalnej potwierdzona przez Archiwum Państwowe. 

§ 8 

Komisja realizując zadania wymienione w § 4, 5 i 6 sporządza odpowiednie protokoły precyzujące, w odniesieniu do których materiałów, zawierających informacje niejawne z przyznaną klauzulą tajności: 

1) zasadne jest przedłużenie okresu ich ochrony z określeniem dla każdego 
z nich dokładnej daty przedłużenia okresu ochrony, 

2) konieczne jest dokonanie zmiany klauzuli tajności (podwyższenie lub obniżenie) z uwzględnieniem obowiązku: 

- uwidocznienia klauzuli tajności dotychczasowej (posiadanej) 

- uwidocznienia klauzuli proponowanej w odniesieniu do każdego materiału (dokumentu). 

-               uzasadnienie w rubryce „uwagi” podstawy wnioskowanej zmiany klauzuli 

3) konieczne jest zniesienie przyznanej klauzuli tajności wobec: 

- braku informacji od wytwórcy materiałów o przedłużeniu okresu  ich ochrony, 

- istnienia podstaw do zniesienia klauzuli w oparciu o przepisy wydane przez organy władzy państwowej. 

§ 9 

Komisja realizując zadania wymienione w § 7 sporządza odpowiednie spisy 
i protokoły precyzujące, w odniesieniu do których materiałów, zawierających informacje niejawne oraz niektóre jawne przechowywane w Urzędzie Miejskim w Woźnikach niecelowe jest ich dalsze przechowywanie mając na uwadze zapisy § 7 pkt 1-3. 

§ 10 

1. Przeglądu materiałów dokonywać sukcesywnie w miarę potrzeb  uwarunkowanych terminami okresów ochrony poszczególnych materiałów: 

- określonych w art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie informacji niejawnych, 

- przedłużonych w myśl postanowień art. 6 ust. 2 i 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych 

2. Opracowane protokoły przewodniczący Komisji przedkładać będzie do akceptacji Burmistrzowi Woźnik w terminie natychmiastowym po dokonaniu przeglądu materiałów w celu umożliwienia dokonywania na materiałach adnotacji określonych w § 12 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. 

§ 11 

Termin wykonania postanowień niniejszego zarządzenia ustalam na dzień 31 grudnia 2013 roku. 

§ 12 

Nadzór nad realizacją postanowień niniejszego zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu Miejskiego w Woźnikach. 

§ 13 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.