Urząd Miejski w Woźnikach Biuletyn Informacji Publicznej

ZARZĄDZENIE NR 42/2011

BURMISTRZA WOŹNIK

z dnia 6.04.2011

w sprawie: obiegu informacji niejawnych w Urzędzie Miejskim w Woźnikach.

Na podstawie art 42 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 o ochronie informacji niejawnych (DzU Nr 182 poz 1228) zarządza się, co następuje.

§1.

Określenia użyte w zarządzeniu, oznaczają:

1)      ustawa - ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 o ochronie informacji niejawnych;

2)      biuro ds informacji niejawnych - komórkę podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony, odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, kompletowanie i obieg dokumentów niejawnych;

3)      kierownik biura - pracownika kierującego pracą biura ds informacji niejawnych, podlegającego pełnomocnikowi ochrony;

4)      wykonawca - pracownika zajmującego określone stanowisko służbowe, wykonującego zadania zgodnie z zakresem obowiązków, posiadającego stosowne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego;

5)      urządzenie ewidencyjne - księgę, dziennik, wykaz, spis, rejestr i kartotekę o ustalonych rubrykach, służącą do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz umożliwiającą kontrolę ich stanu i obiegu;

6)      trwałe urządzenie ewidencyjne - urządzenie ewidencyjne, które:

a)      nie podlega niszczeniu i jest przekazywane do archiwum,

b)      nadaje dokumentom niezmienne numery ewidencyjne, powiązane w sposób trwały z danym urządzeniem, umożliwiające włączenie dokumentów do obiegu zewnętrznego,

c)      umożliwia jednoznaczne określenie stanu ewidencyjnego dokumentów;

7)      pomocnicze urządzenie ewidencyjne - urządzenie ewidencyjne, które:

a)      stosuje się wyłącznie w obiegu wewnętrznym dokumentów,

b)      podlega niszczeniu w jednostce organizacyjnej,

c)      nadaje dokumentowi zmienne numery ewidencyjne,

d)      umożliwia określenie zasięgu obiegu dokumentów oraz ułatwia ustalenie ich stanu ewidencyjnego w okresie istnienia danego urządzenia ewidencyjnego;

8)      przesyłka - materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów;

9)      akta - zbiór dokumentów ułożonych według rzeczowego wykazu akt, podszytych do teczek przedmiotowych oznaczonych właściwą kategorią archiwalną;

10)  strefa bezpieczeństwa - obszar, obiekt, fragment budynku, jedno lub kilka pomieszczeń, posiadające ściśle określone, oznaczone i strzeżone granice, w których są przechowywane, przetwarzane lub wytwarzane informacje niejawne o klauzuli „Poufne” tej komórki;

11)  szafa - szafę, sejf, skarbczyk, skrzynię, kontener lub inne urządzenie służące do przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne;

12)  pełnomocnik ochrony - pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

§2.

1. Biurem ds informacji niejawnych kieruje kierownik biura wyznaczony przez burmistrza.

2. Na stanowisko kierownika biura wyznacza się pracownika, który posiada poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie dla klauzuli otrzymywanych, wytwarzanych, przetwarzanych, przekazywanych i przechowywanych w biurze ds informacji niejawnych dokumentów niejawnych oraz odbył odpowiednie przeszkolenie potwierdzone stosownym zaświadczeniem.

§3.

Do obowiązków kierownika biura należy w szczególności:

1)      rejestrowanie dokumentów niejawnych otrzymywanych, wysyłanych oraz wytworzonych na potrzeby wewnętrzne jednostki organizacyjnej, według zasad ustalonych w zarządzeniu;

2)      wysyłanie dokumentów wytworzonych w jednostce organizacyjnej do adresatów;

3)      prowadzenie wykazów osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych, posiadających stosowne poświadczenia bezpieczeństwa;

4)      udostępnianie dokumentów niejawnych osobom, o których mowa w pkt 3;

5)      prowadzenie bieżącej kontroli sposobu wytwarzania dokumentów niejawnych przez wykonawców i wykonawców technicznych;

6)      rozliczanie wykonawców z powierzonych im dokumentów niejawnych;

7)      kompletowanie dokumentów oraz przygotowywanie akt do archiwizacji;

8)      wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony.

§4.

1. Przekazanie obowiązków na stanowisku kierownika biura następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w obecności pełnomocnika ochrony, osoby zdającej oraz przyjmującej obowiązki.

2. W protokole, o którym mowa w ust. 1, wyszczególnia się:

1)      nazwy i numery urządzeń ewidencyjnych, na podstawie których dokonano sprawdzenia stanu faktycznego dokumentów niejawnych pozostających na ewidencji kancelarii oraz pozycje zapisów w tych urządzeniach;

2)      informacje dotyczące zgodności lub niezgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii tajnej ze stanem ewidencyjnym;

3)      ewentualne uwagi osoby przyjmującej obowiązki kierownika biura, dotyczące nieprawidłowości ujawnionych w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, podpisuje osoba przekazująca obowiązki kierownika biura oraz osoba przyjmująca, a zatwierdza pełnomocnik ochrony. Jeden egzemplarz protokołu jest przechowywany w biurze ds informacji niejawnych, drugi przez pełnomocnika ochrony.

4. Dodatkowy egzemplarz protokołu może być wydany przekazującemu obowiązki kierownika biura, na jego żądanie.

5. Na czas okresowej nieobecności (urlop, choroba, wyjazd służbowy) kierownika biura zastępuje osoba posiadająca stosowne poświadczenie bezpieczeństwa, wyznaczona przez burmistrza na wniosek pełnomocnika ochrony.

6. Kierownik biura przekazuje protokolarnie zastępującej go osobie wyłącznie urządzenia ewidencyjne i materiały niezbędne do bieżącej pracy biura ds informacji niejawnych. Szafy z pozostałymi dokumentami niejawnymi zamyka.

7. Jeżeli kierownik biura nie może uczestniczyć w czynnościach, o których mowa w ust. 1 i 6 burmistrz powołuje komisję w celu przekazania jego obowiązków.

8. Przewodniczący komisji, o której mowa w ust. 7, podpisuje protokół zdawczo-odbiorczy oraz zamyka sejfy, szafy i skrzynie z nie przekazanymi dokumentami niejawnymi.

§5.

 1. Biuro ds informacji niejawnych organizuje się w pomieszczeniu spełniającym podstawowe warunki bezpieczeństwa określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnej, znajdującym się na drugim piętrze budynku ratusza.

2. W biurze ds informacji niejawnych wydziela się miejsce przeznaczone do udostępniania wykonawcom dokumentów niejawnych.

3. Pomieszczenie biura ds informacji niejawnych zalicza się do strefy bezpieczeństwa.

4. Biuro ds informacji niejawnych wyposaża się w:

1)      szafę stalową do przechowywania dokumentów niejawnych:

2)      mechaniczną maszynę pisania do tworzenia materiałów niejawnych;

3)      biurko wraz z wyposażeniem niezbędnym do pracy

5. Na drzwiach urządzeń, o których mowa w ust. 4 pkt 1, nakleja się kartę informacyjną, której wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§6.

 1. Dokumenty zawierające informacje niejawne będące na ewidencji biura ds informacji niejawnych i oznaczone klauzulą „Poufne” przechowuje się w urządzeniach do przechowywania dokumentów.

2. Dokumenty o różnych klauzulach tajności, a także dokumenty jawne mogą być przechowywane wspólnie, jeżeli ich treść łączy się bezpośrednio z określoną sprawą.

3. Zabrania się przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą “Poufne" w pomieszczeniach zlokalizowanych poza strefą bezpieczeństwa.

§7.

1. Sprzątanie pomieszczeń biura ds informacji niejawnych może odbywać się wyłącznie w obecności kierownika biura lub pełnomocnika ochrony.

2. Na czas sprzątania zabezpiecza się dokumenty niejawne w sposób uniemożliwiający przypadkowe ujawnienie ich treści osobom nieupoważnionym.

§8.

Zabrania się wnoszenia do pomieszczeń biura ds informacji niejawnych urządzeń służących do rejestrowania informacji, w tym dźwięku i obrazu oraz telefonów komórkowych.

§9.

1. Po zakończeniu pracy kierownik biura zamyka i plombuje urządzenia do przechowywania dokumentów niejawnych oraz zabezpiecza pomieszczenia biura ds informacji niejawnych.

2. Zasady zdawania, przechowywania i wydawania kluczy użytku bieżącego do pomieszczeń i urządzeń, o których mowa w ust. 1, oraz kluczy zapasowych do pomieszczeń biura ds informacji niejawnych, ustala pełnomocnik ochrony.

3. Klucze zapasowe przechowuje pełnomocnik ochrony lub wyznaczona przez niego osoba.

4. Zabrania się wynoszenia poza teren Urzędu kluczy, o których mowa w ust. 2.

5. W przypadku utraty (zagubienia) kluczy od pomieszczeń i urządzeń, o których mowa w ust. 1, należy bezwzględnie wymienić zamki.

§10.

1. Biuro ds informacji niejawnych przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje niejawne.

2. Stan ewidencyjny dokumentów oraz ich obieg obrazują trwałe i pomocnicze urządzenia ewidencyjne.

3. Trwałym urządzeniem ewidencyjnym jest: „Dziennik korespondencji”, którego wzór określają odrębne przepisy

4. Pomocniczymi urządzeniami ewidencyjnymi są:

1)      „Wykaz osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych”, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2)      „Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów”, którego wzór określają odrębne przepisy

5. Biuro ds informacji niejawnych prowadzi trwałe urządzenia ewidencyjne, o których mowa w ust. 3 oraz urządzenia pomocnicze wymienione w ust. 4.

§11.

1. Karty urządzeń ewidencyjnych w formie broszur numeruje, przeszywa, opisuje i opieczętowuje kancelaria jednostki organizacyjnej w sposób, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. W urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1 zaznacza się początek i koniec roku kalendarzowego oraz po zakończeniu roku sporządza się adnotację na jakiej pozycji zapisu zakończono ewidencję, potwierdzoną podpisem kierownika biura i pieczęcią Urzędu.

§12.

1. W celu właściwego rejestrowania, przechowywania i wydawania dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą „Poufne” zakłada się „Rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych” zwany inaczej „Rejestrem dokumentacji”.

2. „Rejestr dokumentacji” jest nadrzędnym urządzeniem ewidencyjnym w stosunku do innych urządzeń ewidencyjnych, w którym rejestruje się:

1)      trwałe urządzenia ewidencyjne kancelarii oraz pomocnicze urządzenia ewidencyjne, o których mowa w § 10 ust. 4;

2)      teczki akt (przedmiotowe);

3. Każdy tom urządzenia, teczki akt lub dokumentu, o którym mowa w ust. 1, rejestruje się pod odrębną pozycją.

4. „Rejestru dokumentacji” nie rejestruje się.

5. „Rejestr dokumentacji” opatruje się adnotacją o ilości stron, poświadczoną podpisem pełnomocnika ochrony jednostki organizacyjnej oraz pieczęcią Urzędu.

6. Ewidencję dokumentów w „Rejestrze dokumentacji” prowadzi się w cyklu rocznym, rozpoczynając każdego roku kalendarzowego numerowanie od liczby „1”.

7. W wykazie dokumentów na kolejny rok kalendarzowy nie umieszcza się materiałów zaewidencjonowanych w latach poprzednich.

8. Numer ewidencyjny dokumentu zarejestrowanego w „Rejestrze dokumentacji” składa się ze skróconej nazwy rejestru, symbolu klauzuli tajności, pozycji zapisu w wykazie, o którym mowa w ust. 5, łamanej przez oznaczenie roku (np. DEWD Pf-7/2002).

§13.

1. W „Dzienniku korespondencji” rejestruje się dokumenty niejawne, otrzymane oraz wytworzone w jednostce organizacyjnej.

2. W „Dzienniku korespondencji” nie rejestruje się:

1)      dowodów materiałowo-finansowych (rachunki, faktury, itp.), które przekazuje się za pokwitowaniem w „Książce doręczeń”, w której podlegają ewidencji stosownie do odrębnych przepisów;

2)      dokumentów przesłanych omyłkowo.

3. Biuro ds informacji niejawnych prowadzi wspólny „dziennik korespondencji” dla poszczególnych klauzul tajności oraz dla dokumentów przychodzących i wychodzących.

4. Po wykorzystaniu wszystkich stron "Dziennika korespondencji", zakłada się następny tom i zachowuje ciągłość dotychczasowej numeracji.

5. Zarejestrowanie korespondencji otrzymanej polega na:

1)      opatrzeniu otrzymanego dokumentu pieczęcią wpływu oraz odciśnięciu pieczęci formularzowej na załącznikach;

2)      wpisaniu w kolejnej pozycji "Dziennika korespondencji":

a)      numeru porządkowego, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym,

b)      danych ewidencyjnych dokumentu, nadanych przez nadawcę (numer wychodzący i data wysłania),

c)      ilości stron dokumentu wraz z załącznikami,

d)      ilości załączników i ich stron lub nazwy i liczby elektronicznych nośników informacji, jeżeli załączniki zostały wykonane na tych nośnikach;

3)      wpisaniu danych wymienionych w pkt 2 lit. a, c i d na dokumencie w odpowiednich polach odcisków pieczęci.

6. Szczegółowe zasady oznaczania dokumentów niejawnych regulują odrębne przepisy.

7. Korespondencję opatrzoną adnotacją „Do rąk własnych” rejestruje się bez otwierania wewnętrznego opakowania przesyłki, poprzez wpisanie w odpowiednich rubrykach „Dziennika korespondencji” zapisów umieszczonych na opakowaniu wewnętrznym, zamieszczenie w rubryce „Uwagi” adnotacji „Do rąk własnych”, odciśnięcie na opakowaniu pieczęci wpływu i wpisaniu numeru ewidencyjnego według „Dziennika korespondencji” oraz daty wpływu przesyłki.

8. Jeżeli przesyłka opatrzona adnotacją „Do rak własnych” zawiera kilka dokumentów, to każdy z nich rejestruje się pod odrębną pozycją „Dziennika korespondencji”, a na opakowaniu przesyłki zamieszcza się numery ewidencyjne poszczególnych dokumentów.

9. Przesyłkę opatrzoną adnotacją „Do rąk własnych” przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej.

10.  Przesyłkę opatrzoną adnotacją „Do rąk własnych” można zwrócić do biura ds informacji niejawnych w stanie otwartym lub zamkniętym.

11.  W przypadku, gdy przesyłka oznaczona adnotacją „Do rąk własnych” zostanie zwrócona do kancelarii w otwartym opakowaniu, podlega zarejestrowaniu na zasadach określonych w ust. 5, z tym, że zachowuje się numer ewidencyjny wpisany na opakowaniu i uzupełnia nie zapisane rubryki „Dziennika korespondencji”.

12.  Przy przyjmowaniu przesyłek do biura ds informacji niejawnych:

1)      sprawdza się:

a)   &nbs